Zbliżający się koniec czerwca przypomina o jednym z najważniejszych obowiązków sprawozdawczych przedsiębiorców – zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego za 2024 r. przez organ zatwierdzający. Termin ten, przypadający w 2025 roku na 30 czerwca, wynika wprost z przepisów ustawy o rachunkowości i dotyczy wszystkich jednostek podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS, prowadzących pełną księgowość.

Kogo dotyczy obowiązek zatwierdzenia i składania sprawozdania finansowego?

Zobowiązane do sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego są m.in.:

• spółki handlowe: z o.o., akcyjne, komandytowe, jawne, partnerskie, komandytowo-akcyjne,
• organizacje pozarządowe i instytucje prowadzące działalność gospodarczą, w tym fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie mieszkaniowe,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ).

Warto podkreślić, że niektóre spółki jawne oraz partnerskie osób fizycznych, jeśli ich przychody netto w roku poprzednim nie przekroczyły 2,5 mln euro i nie prowadzą pełnej księgowości, nie mają obowiązku sporządzenia sprawozdania. W ich przypadku konieczne jest jednak złożenie w KRS oświadczenia o braku obowiązku sprawozdawczego – także do 30 czerwca.

Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe?

Odpowiedzialność za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego ponosi kierownik jednostki, rozumiany jako:

• członkowie zarządu (w spółkach kapitałowych),
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki (w spółkach osobowych),
• likwidatorzy, syndycy lub zarządcy – w przypadku postępowań likwidacyjnych lub upadłościowych.

Sprawozdanie w formie elektronicznej podpisywane jest przez:

• kierownika jednostki (lub przynajmniej jednego członka organu wieloosobowego – za zgodą pozostałych),
• osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego, przedstawiciela biura rachunkowego).

W przypadku odmowy podpisania dokumentu przez którąkolwiek z tych osób, konieczne jest pisemne uzasadnienie – dołączane do akt.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego – kto i kiedy?

Zatwierdzenia dokonuje organ wskazany w przepisach lub umowie/statucie jednostki. Przykładowo:

• w spółkach z o.o. oraz akcyjnych – walne zgromadzenie wspólników lub akcjonariuszy,
• w spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych – wszyscy wspólnicy,
• w jednoosobowych działalnościach gospodarczych – właściciel,
• w spółdzielniach – walne zgromadzenie członków.

Zatwierdzenie musi nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, co w przypadku większości jednostek oznacza datę graniczną 30 czerwca 2025 r. (jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).

Termin i forma złożenia dokumentów do KRS

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego:

• w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia (czyli najpóźniej do 15 lipca 2025 r.),
• wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem systemu eKRS – do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF),
• przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego przez osobę ujawnioną w KRS jako uprawniona do reprezentacji.

W przypadku braku zatwierdzenia sprawozdania w ustawowym terminie, przedsiębiorca zobowiązany jest i tak do jego złożenia do KRS w ciągu 15 dni od upływu tych 6 miesięcy – czyli do 15 lipca 2025 r..

Dokumenty towarzyszące sprawozdaniu

Wraz ze sprawozdaniem finansowym należy złożyć (w zależności od sytuacji):

• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności jednostki (jeśli wymagane),
• opinię biegłego rewidenta (dla podmiotów podlegających badaniu),
• uzasadnienie odmowy podpisania sprawozdania – jeśli dotyczy.

Konsekwencje braku złożenia sprawozdania finansowego

Ustawa przewiduje szereg sankcji za niedopełnienie obowiązków w zakresie sprawozdawczości finansowej, w tym:

• wszczęcie postępowania przymuszającego – wezwanie przez KRS do złożenia dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem grzywny lub ustanowienia kuratora,
• grzywny wobec członków organów zarządzających – od 10 do 720 stawek dziennych,
• kara ograniczenia wolności – od 1 miesiąca do 2 lat,
• możliwość rozwiązania spółki z urzędu przez sąd rejestrowy – w przypadku niezłożenia sprawozdań za dwa kolejne lata.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2024 rok do dnia 30 czerwca 2025 r. i jego złożenie do KRS do 15 lipca 2025 r. to obowiązki, których niedopełnienie wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia w procesie sprawozdawczości finansowej – oferujemy kompleksowe doradztwo w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości i przepisów rejestrowych.